Privacyverklaring

Privacyverklaring KLUIN ROMAK B.V.

25 mei 2018

Algemeen uitgangspunt
Voor KLUIN ROMAK is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Wij respecteren uw privacy en dragen er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

Voor de goede orde: dit privacy statement is alleen van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens (dus gegevens van natuurlijke personen). Aangezien onze bedrijven zich op de zakelijke markt begeven, betreft dit dus voornamelijk de verwerking van gegevens van de mensen werkzaam bij/voor onze klanten en onze prospects.

Doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:
1.het uitvoeren van de met u of uw werkgever/opdrachtgever gesloten overeenkomst(en);
2.het voeren van de administratie, het uitvoeren van analyses, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
3.het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
4.om met u in contact te kunnen treden en te reageren of door u (namens uw werkgever/opdrachtgever) gestelde vragen;
5.om u te informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen;
6.om u uit te nodigen voor speciale evenementen voor (trouwe) klanten;
7.de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
8.voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven en andere vormen van marketing;
9.voor het verbeteren van onze communicatie en dienstverlening;
10.voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
11.het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Rechtsgrond voor de verwerking
De rechtsgrond voor de verwerking is voornamelijk gelegen in:
¬het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u (of uw werkgever/opdrachtgever) gesloten overeenkomst;
¬het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
¬de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde.

Daarnaast is de rechtsgrond in voorkomend geval gelegen in:
¬de door u gegeven toestemming;
¬het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Het gerechtvaardigd belang van ons is gelegen in het kunnen uitvoeren van de normale bedrijfsvoering, het verzorgen van activiteiten van intern beheer, het verrichten van interne (markt)analyses, het kunnen verrichten van marketingactiviteiten en soortgelijke belangen van commerciële en bedrijfsmatige aard. Uiteraard wordt hierbij steeds ook het privacybelang van de betrokkene in acht genomen.

U kunt zich voor alle verwerkingen die zijn gebaseerd op het gerechtvaardigd belang verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vindt u verderop in het statement.

Verplichte verstrekking
Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat wij niet meer persoonsgegevens zullen verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Verstrekking gegevens aan derden
Om onze diensten te kunnen leveren werken we samen met een aantal bedrijven. Hiermee hebben wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen dat uw privacy gewaarborgd is. Indien gewenst is het mogelijk een lijst van deze bedrijven bij ons op te vragen. Met uitzondering van de genoemde bedrijven geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn.

Bewaartermijn
Uw gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen. Voor veel gegevens geldt dat wij verplicht zijn deze minimaal zeven jaar te bewaren. Na afloop van die zeven jaar bewaren we alleen nog gegevens waarvan de verdere verwerking noodzakelijk is.

Beveiliging van persoonsgegevens
Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder encryptie van data en versleutelde communicatie. De genomen maatregelen worden periodiek getoetst.

Uw rechten
Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor op een rijtje.

Inzagerecht
U heeft het recht de door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie- en verwijderingsrecht
U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u zich vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over onze activiteiten en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt.

Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ons om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.

Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat wij de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriezen”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien wij de gegevens niet langer nodig hebben terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan ons verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Intrekken van toestemming
Wanneer wij aan u om toestemming hebben gevraagd voor een bepaalde verwerking, dan heeft u voor die verwerking te allen tijde het recht de toestemming in te trekken. Wij zullen de verdere verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.

Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.

Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Toezichthouder
Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Vragen
Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen
Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de onze website(s).


Contactgegevens
Als u vragen heeft over dit privacy statement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, neem dan contact met ons op.
KLUIN ROMAK B.V.
Hammerstraat 48-03
NL-8161 PH Epe
0578-614171